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一个外企女秘书的日记-姜是老的辣

2005-12-14 新浪
十一月某日

  上午九点半,英国汉默公司的客人来访。老板看上去似乎只有二十七八岁,像个刚毕业的大男生,而是他的助手,也就是他的私人秘书,却是一个五十开外的阿姨——碧眼银发,体态有些发福,但言谈举止中散发着一份成熟和恰到好处的分寸感。

  我们几个是第一次亲眼看到这样大年纪的女秘书,好似第一次看到一幅珍贵的名画,感觉是那么舒服,体会到什么是优雅和品位。

  “为什么老外都喜欢用年纪大的女秘书?”珍妮像是自言自语。

  “汉默公司是一家有上百年历史的家族式企业。”科长说,“我估计,琳达女士可能在她年轻的时候,就给汉默先生的爷爷当过秘书;给爷爷当完秘书给父亲当;父亲退休后再给孙子当秘书。如果真是这样,那这种秘书,忠诚和责任感不说,就凭她的经验和对公司几十年的了解,也应该能给汉默先生很多帮助和照顾。”

  对于秘书来说,工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长,见的世面越多,遇到的问题越多,那么,她积累的经验也就越多。经验多,办事的能力就强。秘书工作有两大特点,一是并行的工作多,这边你可能正在整理文件,那边领导可能要求你给客人送水;当你正在泡茶的时候,领导又要你赶紧找份文件给他……二是工作的内容变化快,原订好上午十点去某某公司去会谈,突然要召开公司临时常务会议;正在给对方通知表示抱歉的时候,原定下午来公司会谈的某某公司的秘书来电话,今天下午不能来了,只能安排在明天上午,而明天上午领导已排得满满当当……面对这些,只有经验非常丰富的秘书才能应付自如,知道什么事该先做,什么事可以往后拖拖;知道怎样调整工作日程,以及应对调整后可能出现的各种意外情况。这就是一些领导,特别是那些欧美公司的老板,喜欢用年纪大一些秘书的原因。对于一些年纪比较大的领导来说,与自己一起工作多年的老秘书,就像他的老花眼镜一样,式样可能有些陈旧,但离不了,也换不得。

  在欧美国家,秘书早已像教师和护士那样,是一种正式而又成熟的社会职业。在大公司里高级管理人员身边,很难看到年轻的女秘书,大多数秘书的年龄都在40岁以上。这些秘书的教养和经验,完全可以让各科室的经理和公司其他员工肃然起敬。除了一般的秘书技能之外,她们的沟通、协调、预见和判断力,也让人叹服。

  据说微软公司刚成立的时候,盖茨也雇了一个年轻的女大学生当秘书,可这位秘书除了自己份内的工作,对其他任何事情都是事不关己,高高挂起。盖茨觉得对自己这么一个以年轻人为主,干什么事都有些粗粗拉拉、风风火火的公司来说,应该有一位管家婆式的女秘书,事无巨细地把公司的后勤工作包揽下来,不能让自己老在这方面分心,自己有更重要的工作要做。于是他要求总经理解雇这位秘书,尽快替他找位管家婆式的秘书。没隔几天,盖茨就催总经理,问他找到了自己想要的女秘书没有。总经理拿出几个年轻女性的应聘资料,盖茨看后都连连摇头。他理想中的女秘书应该干练、稳重、能干,他对花瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更合适的人选了?”盖茨有些失望地责问总经理。总经理犹豫地拿出一份资料递到盖茨面前,“这位女士以前做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作,只是她年纪太大,又有家庭拖累,恐怕……”不等总经理说完,盖茨已经一目十行地看完应聘资料,说:“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行!”就这样,盖茨的第二任女秘书、42岁的露宝上任了。也正是这位当时已是四个孩子的母亲,为微软公司的今天,做出了无可替代的贡献。

  但是,在我们目前许多人的眼里,做秘书不是长久之计。秘书的工作太简单,太程式化,缺乏创造性,没有成就感,用“收发打存”几个字就可以概括,普遍认为是吃“青春饭”。一位女秘书干一年两年,即使做得很不错,也会千方百计地要求去做别的工作,如人事、行政,要么做市场销售。所以,在中国的公司里,找到一个从事秘书工作3年以上的职业秘书是很难的。因此,前几天托尼开玩笑说,中国四十岁以上女秘书的数量,绝对不会比中国大熊猫的数量多。

  下午两点半左右,小石交给我一张纸条,说刚才她路过孙总门口,孙总让她交给我的。我一看,原来是孙总不想见天津的南津公司的老板左总,让我自己处理。中午一点左右,左总的秘书从天津开车出发之前,还给我打电话,确认下午三点与孙总的会谈。

  我有些急了:“这可怎么办?”

  “什么怎么办?”孟姐关切地问。

  我把孙总取消与左总会谈的事简要地说了。

  “也真是,现在想怎么撒谎都来不及了。”玛丽插话说。

  “你知道孙总不想见左总的原因吗?”孟姐问。

  我摇摇头,两点钟我去给孙总送文件的时候,我还再次跟他确认下午三点见左总的事。

  “你觉得孙总是因为太忙而不想见左总,还是因为孙总本来就不太喜欢与左总打交道,而不想见左总的?”孟姐又耐心地问。

  “左总这人给人的感觉是有些各,但孙总不是个凭个人意气办事的人,我估计可能是马上要开临时董事会了,孙总太忙的缘故。”凭我的直感,应该是太忙的原因。

  “如果是这样,那你马上给个研发部黄部长打电话,说孙总太忙,请他代替孙总临时接待一下左总。”孟姐果断地说。

  “不过,左总这人挺各,挺要面子,他如果不愿跟黄部长谈,只希望跟孙总谈,我怎么向他解释?”

  “那你就实话实说,说孙总太忙,实在抽不出时间。”玛丽在一旁看我,似乎比我还急。

  “那是胡闹!”孟姐严厉地对玛丽说:“你把客人当小孩,跟他闹着玩?人家出门之前还跟你确认过,你说你忙,不想见就不想见。到底有没有一点诚意?”

  “他们到了以后,那我该怎么办?”我问。

  孟姐稍微思考了一阵后说:“别慌,左总到了以后,你就说孙总因为临时有急事,今下午六点的飞机到香港出差,所以现在要做些准备,请他给予谅解。这样解释,我想左总是能够理解的。之后,问他是不是愿意与黄部长谈谈,如果愿意,那当然好,如果不愿意,就请左总提一个下次见面的时间,他把时间提出之后,你就说你将向孙总请示,确认后马上通知左总。这样,左总虽有些失望,但还不至于觉得我们没有诚意。”

  于是,我马上给黄部长打电话,请他做些准备。

  放下电话,我感到一阵特别的轻松。一个公司有孟姐这样经验丰富的秘书,是领导的福分,也是我们这些年轻秘书的福分。

  难怪有人把秘书比作生姜。姜是老的辣。

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