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职场中人 如何提高你的工作专注力

2011-7-1 网络

现代社会中,人们承担的工作越来越复杂,也越来越繁重,许多人常常身心俱疲。如何更合理地安排工作,提高工作效率,排遣精神压力,是每位管理者和员工共同关心的话题。为此,《哈佛商业评论》英文版采访了两位工作效能专家——戴维·艾伦和托尼·施瓦茨,他们都强调了提高专注力、排除各种干扰(包括电邮)对于提升工作效率的重要性。

艾伦是畅销书《搞定I:无压工作的艺术》的作者。在书中,他论述了列出工作清单,然后逐项推进的效能管理方法。他的拥趸们将这套方法称为“GTD”。GTD方法的主要原则是,用记录的方式将头脑中的各种任务移出来,并且安排好下一步行动,从而做到心无挂念,集中精力做好手头的事情。

艾伦认为,影响工作效率的最大阻碍是,人们对自己要办的事情缺乏切实的把握。他们既没有明确工作事项,也没有具体落实。事情就一直萦绕在人们的心头,既耗费精力,也造成了巨大的精神压力。实际上,大脑的主要功能是思考,而不是记事。所以,把想法从脑子里全部倒出来,列出一份清单,是非常重要的一步。

大脑清空后,接下来需要把大任务分解成一个个较小的“下一步行动”,然后集中精力逐项落实。这种方法实际上是在创造人们做事的动机:我看到我想要的结果,我相信我能做到,也知道怎么做。GTD在很大程度上就是把事情安排好,这样,所有事情你就只需要考虑一遍。

施瓦茨是Energy Project公司的CEO。这家公司运用科学的高绩效方法,帮助个人和组织提升工作热情和效率。施瓦茨认为,从根本上讲人是蕴涵能量的有机体。人的能量包括四个基本层面——身体、情绪、思维、精神。他建议人们合理管理自己的能量,在一段时间的高度专注之后,要适当休息,做到能量的平衡。在他看来,工作应当是一段一段的“短跑”,而不是马拉松似的“长跑”。人是有生理节律的,心脏会一张一缩,肌肉会一紧一松,只有有规律地不断消耗能量、补充能量,我们才能保持最佳状态。施瓦茨鼓励人们在紧张工作90分钟后稍事休息以恢复能量,并建议少食多餐。他还指出,企业在未来10年或20年里能否繁荣发展,员工的能量是一大因素。

施瓦茨是一个严格自律的人,他强调要建立一套积极的程序,有意识地修正自己的行为。比如,他会把最重要的工作放在一早就做,因为这个时候人休息得最充分,注意力也最集中。而90%的人一上班就查收电子邮件,这等于把工作安排的主动权交给了别人。施瓦茨认为,人们之所以对查收电邮上瘾,原因是这不费劲,回复邮件让人觉得短时间内做了不少事情。而且,能收到邮件说明别人需要你,被需要的感觉挺不错。在受到新邮件干扰问题上,艾伦认为,人们之所以会这样,是因为他们不能肯定自己每隔24小时清空了邮箱。大多数人从不整理邮箱,因此总担心还有未处理的邮件,并任由邮件来干扰他们。所以,定期清空邮箱很重要。

每个人的精力和资源是有限的,因此我们都需要一套系统,帮助自己明智地安排工作任务。


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